Die Botschaft wird die Legalisation von Personenstandsurkunden aus den Philippinen zum 02.09.2024 wiederaufnehmen, nachdem festgestellt werden konnte, dass durch ein verbessertes Personenstands- und Urkundenwesen die Voraussetzungen dafür wieder vorliegen.

Durch die Legalisation einer ausländischen Urkunde wird diese von deutschen Behörden als echt anerkannt (§§ 13 Abs. 1- 3 Konsulargesetz, § 438 Abs. 2 ZPO). Deutschen Behörden steht es jedoch grundsätzlich frei, philippinische Urkunden im Wege der freien Beweiswürdigung (§ 438 Abs. 1 ZPO) auch ohne weitere Formalität als echt anzusehen und zu verwenden.

Die Legalisation erfolgt nur durch die Deutsche Botschaft in Manila und ausschließlich auf Basis einer bereits erfolgten Überbeglaubigung durch das Philippinische Außenministerium in dem unter „Ablauf und Gebühren“ beschriebenen Verfahren.

Es können nur Personenstandsurkunden, die vom Hauptstandesamt der Philippinen (Philippine Statistics Authority - PSA), ausgestellt wurden, legalisiert werden. Dies umfasst Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden sowie PSA-Personenstandsbescheinigungen.

Sollte die PSA-Urkunde unleserlich sein, wird zusätzlich eine Personenstandsurkunde, ausgestellt durch das lokale Standesamt (Local Civil Registrar (LCR)), benötigt.

Im Falle einer Spätregistrierung („delayed registration“) sind ergänzend folgende Unterlagen vorzulegen:

• Taufschein
• Grundschulzeugnis (Elementary School Permanent Record / Form 137) der zu prüfenden Person. Bitte keine Zeugnisse der weiterführenden Hochschule oder College-/Universitätszeugnisse einreichen.

Elektronische Personenstandsurkunden und die E-Apostille können nicht legalisiert werden. Die Vorlage deutscher Übersetzungen ist für das Legalisationsverfahren nicht erforderlich.

Ablauf und Gebühren

Für die Legalisation einer philippinischen Urkunde ist eine Überbeglaubigung durch das philippinische Außenministerium DFA-OCA (Department of Foreign Affairs – Office for Consular Affairs) erforderlich. Die Überbeglaubigung der Urkunde und die Legalisation durch die Botschaft erfolgen in einem geschlossenen Prozess. Folgen Sie bitte genauestens den nachstehenden Anweisungen.

Rückfragen zum Stand des Legalisationsverfahrens kann die Botschaft nicht beantworten.

Für die Überbeglaubigung und die darauffolgende Legalisation gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Beantragen Sie online beim Hauptstandesamt PSA https://psahelpline.ph/dfa-apostille die aktuelle Ausstellung der benötigten philippinischen Urkunden.
   Bei Beantragung eines Personenstandsnachweises (CEMAR/CENOMAR) beachten Sie bitte, dass sämtliche Personenangaben für den Personenstandsnachweis genau den Angaben in Ihrer Geburtsurkunde entsprechen.
2. Als Kurieradresse/Empfangsadresse geben Sie im Antragsportal des PSA die folgende Adresse an:
   Authentication Division, EDA Office of Consular Affairs Aseana Business Park, Bradco Avenue, Ecke Diosdado Macapagal Blvd, Parañaque, 1714 Metro Manila.
   Hinterlegen Sie im Antragsportal des PSA unbedingt Ihre Kontaktinformationen inkl. Mobilnummer und Ihre E-Mail-Adresse!
3. Warten Sie auf die Bestätigungsmail des DFA-OCA, mit der Sie zur Vorsprache im DFA-OCA eingeladen werden. Prüfen Sie ggfls. regelmäßig den Spam-Ordner Ihres E-Mailpostfachs.
4. Nach Erhalt der Bestätigungsmail sprechen Sie in der Abteilung für Beglaubigungen des DFA-OCA, Standort Aseana, (Authentication Division, EDA Office of Consular Affairs Aseana Business Park, Bradco Avenue, Ecke Diosdado Macapagal Blvd, Parañaque, 1714 Metro Manila) vor, um dort die Servicegebühren zu bezahlen und ggfls. weiter erforderliche Unterlagen einzureichen.
   Folgende Gebühren müssen Sie beim DFA-OCA entrichten:
   - Gebühr für Überbeglaubigung PHP 200,0000 pro Urkunde
   - Kuriergebühr PHP 350,00
   - Die Gebühr für die Legalisation beträgt gem. Ziff. I. 7.1 AABGebV (Besondere Gebührenverordnung des Auswärtigen Amtes) 31,16 €, zahlbar in philippinischen Pesos zum aktuellen Wechselkurs.

   Reichen Sie bei Ihrer Vorsprache beim DFA-OCA ggf. ergänzende Nachweise für die Überbeglaubigung ein:
   Sollte die PSA-Urkunde unleserlich sein, wird zusätzlich eine Personenstandsurkunde, ausgestellt durch das lokale Standesamt (Local Civil Registrar (LCR)), benötigt.
   Im Falle einer Spätregistrierungen („delayed registration“) sind ergänzend folgende Unterlagen vorzulegen:
   - Taufschein
   - Grundschulzeugnis (Elementary School Permanent Record / Form 137) der zu prüfenden Person.

5. Sobald das PSA-Dokument legalisiert wurde, erhalten Sie ein E-Mail mit der Mitteilung, dass das Dokument beim DFA-OCA abgeholt werden kann.

Die Botschaft behält sich in Einzelfällen vor, die Legalisation nicht durchzuführen.

Hinweis: Die Philippinen sind am 12.09.2018 dem Haager Apostille-Übereinkommen beigetreten. Die Bundesrepublik Deutschland hat jedoch Einspruch gegen den Beitritt der Philippinen erklärt, so dass von den Philippinen ausgestellte Urkunden mit Apostillen aber ohne Legalisation durch die Deutsche Botschaft Manila weiterhin für den deutschen Rechtsbereich keine Wirkung entfalten.

In Ausnahmefällen, bei begründeten Zweifeln an der inhaltlichen Richtigkeit von philippinischen Urkunden, kann im Rahmen eines Amtshilfeersuchens einer deutschen Behörde eine Urkundenüberprüfung durchgeführt werden. Bitten um „Globalüberprüfungen“ sind insoweit nicht konkret genug. Bitte nehmen Sie in diesem Fall Kontakt mit der Botschaft auf.