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Von mir werden Unterlagen nachgefordert, die nicht im Merkblatt stehen. Wie kann das sein?

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Die Botschaft entscheidet immer im konkreten Einzelfall.
Im Merkblatt kann aber nur eine generelle Auskunft gegeben werden, die die meisten, jedoch nicht alle Fallkonstellationen abdeckt. Daher kann es sein, dass z. B. in Ihrem Fall ein Dokument erbeten wird, welches nicht im Merkblatt steht.