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Überprüfung philippinischer Urkunden

Mann mit Lupe vor dem Auge

Mann mit Lupe vor dem Auge, © colourbox.de

Artikel
Hintergrund


Die Botschaft musste feststellen, dass die Voraussetzungen zur Legalisation von öffentlichen Urkunden (z.B. Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, Gerichtsurteile) aus den Philippinen bis auf weiteres nicht gegeben sind. Daher wurde die Legalisation bereits im Jahre 2001 ausgesetzt.
Es gibt jedoch die Möglichkeit einer Überprüfung der Urkunden auf formale Echtheit und inhaltliche Richtigkeit, falls dies eine Behörde in Deutschland oder eine Auslandsvertretung der Bundesrepublik Deutschland für erforderlich hält. Die Inlandsbehörde kann in diesen Fällen ein Amtshilfeersuchen an die Botschaft richten. Dazu muss sie die philippinische Urkunde im Original beifügen und konkrete Fragen stellen bzw. um Globalüberprüfung ersuchen. Von Privatpersonen kann eine Urkundenprüfung dagegen nicht veranlasst werden.


Verfahrensablauf


Die Botschaft kann die gewünschten Überprüfungen nicht mit eigenem Personal durchführen, sondern muss sich dabei auf die Erkundigungen von spezialisierten Auskunftsparteien und sonstigen Vertrauenspersonen stützen. Die abschließende Bewertung und Stellungnahme erfolgt durch die Konsularbeamten der Botschaft.
Die Bearbeitungsdauer für die Überprüfung beträgt nach bisherigen Erfahrungen vier bis sechs Monate. Die Botschaft wird den Eingang des Amtshilfeersuchens bestätigen und nach zwei bis drei Monaten einen Zwischenbescheid an die ersuchende Behörde erteilen. Auf Grund des hohen Geschäftsanfalls werden keine weiteren Sachstandsanfragen durch die Botschaft beantwortet.

Die Kosten für die Überprüfung (unabhängig von der Anzahl der zu überprüfenden Urkunden) belaufen sich derzeit auf 13.000,- PHP zzgl. 10,- EUR Portokosten (zu zahlen in PHP zum aktuellen Wechselkurs der Zahlstelle der Botschaft).
Hierfür wird um Übersendung einer Kostenübernahmeerklärung über 300,- € durch die ersuchende Behörde gebeten. Dieser wird (als Kostenschuldner) nach Abschluss der Urkundenüberprüfung eine Kostenrechnung übersandt.
Hinweis:
Die inländischen Behörden können zur Übermittlung ihrer Amtshilfeersuchen an die Botschaft den amtlichen Kurierweg des Auswärtigen Amtes mitbenutzen, die Anschrift lautet:  


  Auswärtiges Amt
  für Bo. Manila
  Kurstr. 36
  10117 Berlin

Privatpersonen steht der Kurierweg nicht zur Verfügung.
Wir haben die hier aufgeführten Informationen mit größter Sorgfalt für Sie zusammengestellt. Bitte haben Sie jedoch Verständnis dafür, dass wir für die Richtigkeit und Aktualität keine Gewähr übernehmen können.
Unterlagen
Es werden nur Personenstandsurkunden, die vom Hauptstandesamt der Philippinen PSA (Philippine Statistics Authority), vormals NSO, auf fälschungshemmendem farbigem und nummeriertem Sicherheitspapier ausgestellt wurden, berücksichtigt. Es handelt sich dabei um Mikroverfilmungen der Originale aus den lokalen Standesämtern. Personenstandsurkunden von lokalen Standesämtern (LCR) werden nicht anerkannt. Eine Überbeglaubigung der Personenstandsurkunden durch das philippinische Außenministerium und Übersetzungen sind nicht erforderlich.
Wichtig: Alle Unterlagen werden im Original benötigt. Sie brauchen nicht überbeglaubigt oder übersetzt zu sein. Zu jedem Originaldokument müssen jeweils zwei Fotokopien eingereicht werden. Wir bitten von der Einreichung nicht erforderlicher Unterlagen abzusehen.
Für die Überprüfung sind folgende Unterlagen – in der hier aufgeführten Reihenfolge – einzureichen:

  • eine Geburtsurkunde
  • eine PSA-Index-Bescheinigung (für Personen über 18 Jahre), nicht älter als 6 Monate; Hinweis: Die PSA-Index-Bescheinigung ist ein Auszug aus den Nationalen Heiratsregistern – für ledige  Personen stellt das PSA ein CENOMAR (Certificate of No Marriage = Ledigkeitsbescheinigung) aus.  Sollte die Person bereits verheiratet sein bzw. gewesen sein, ist die Vorlage eines CEMAR (Advisory on  Marriages) erforderlich (NICHT ZU VERWECHSELN MIT DER HEIRATSURKUNDE!).
  • zwei (2) Passfotos und ein Ganzkörperfoto (13 x 18 cm) des philippinischen Urkundsinhabers
  • Zustimmung des Urkundsinhabers zur Überprüfung gem. anliegendem Muster
  • Kopie des Reisepasses des Urkundsinhabers
  • eine eigenhändig unterschriebene Erklärung des philippinischen Urkundsinhabers in englischer  Sprache zu den Anschriften auf den Philippinen ab dem 15. Lebensjahr bzw. bei Kindern ab Geburt (gem. anliegendem Muster). Detaillierte Angaben zur Adresse sowie ggf. „nearest landmark“ sind unbedingt erforderlich – ggf. ist eine Skizze einzureichen. Bitte beachten Sie, dass eine sogenannte „Barangay Clearance“ nicht ausreichend und nicht gefordert ist.
  • sollte eine Vorehe bestanden haben, ist die Heiratsurkunde sowie der Nachweis über die Auflösung der  Vorehe beizufügen – z.B. Annullierungsurteil nebst Rechtskraftvermerk oder Sterbeurkunde des früheren Ehepartners.
  • Geburtsurkunde von ggf. vorhandenen Kindern. Sollte eine (ggf. auch spätere) Einreise in das Bundesgebiet beabsichtigt sein, sind zusätzlich folgende Unterlagen der Kinder einzureichen:
    • Taufschein
    • Grundschulzeugnis (Elementary Form 137)
    • Adresserklärung gem. anliegendem Muster
    • zwei (2) Passfotos und ein Ganzkörperfoto
  • Taufschein des Urkundsinhabers
  • Grundschulzeugnis (Elementary School Permanent Record / Form 137) des Urkundsinhabers. Bitte keine Zeugnisse der weiterführenden Hochschule oder College-/Universitätszeugnisse einreichen.
  • Heiratsurkunde der Eltern des Urkundsinhabers, ausgestellt entweder durch PSA oder LCR (falls die Eltern nicht verheiratet sind, ist die PSA-Indexbescheinigung der Mutter einzureichen)
  • jeweils 2 Passfotos der Eltern (ggf. durch Sterbeurkunde, ausgestellt durch PSA oder LCR, zu ersetzen)
  • Geburtsurkunden ggf. vorhandener Geschwister (keine Originale, einfache Kopien genügen hier), ausgestellt durch PSA oder LCR

Hinweis:
Unvollständige Amtshilfeersuchen können aus Kapazitätsgründen nicht bearbeitet werden, sie werden zur Vervollständigung an die inländische Behörde zurück gesandt.


Merkblatt zur Urkundenüberprüfung zum Download


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